Die Nachteile

Es gibt zwei Dinge, die Sie bei visuellen Hilfsmitteln beachten sollten:

•   Erstens: Sie sollten gut erkennbar sein.
•   Zweitens: Sie sollten eine Hilfe sein.

Die folgende Liste zeigt Ihnen einige weitere Fallen, die mit visuellen Hilfsmitteln zu tun haben:

•   Abgelenktes Publikum: Auch wenn die visuellen Hilfsmittel Ihre Präsentation nicht überladen, können sie das Publikum von Ihrer Botschaft ablenken – besonders, wenn sie ungeeignet oder schlecht gemacht sind.
•   Zu Ihren visuellen Hilfsmitteln reden.Viele Redner tappen in die Falle, zu ihren visuellen Hilfsmitteln statt zu ihrem Publikum zu sprechen. Selbst wenn Ihr Rücken entzückt, sucht Ihr Publikum nach Augenkontakt.

•   Sorgen rund um die Ausstattung:Wird der Projektor oder Beamer wie versprochen verfügbar sein? Wird er korrekt funktionieren? Wird die Raumgestaltung den Einsatz ermöglichen? Selbst einfache visuelle Hilfsmittel wie Flipcharts können Ausrüstungssorgen verursachen. (Wird mein Marker durchhalten?) Und all diese zusätzlichen Stressfaktoren lenken Sie von Ihrer Hauptaufgabe ab, eine tolle Präsentation auf die Beine zu stellen.

Die Vorteile

Visuelle Hilfsmittel können Aufmerksamkeit wecken und Ihrem Publikum helfen, sich wichtige Punkte zu merken und den Verlauf Ihres Vortrags besser zu verstehen. Sie können außerdem viel Zeit sparen, wenn etwas erklärt werden muss.

In einem Vortrag habe ich einmal die Anordnung einer Straßenkreuzung in der Nähe meines Hauses dargestellt – wo die Stoppschilder stehen, wo Zebrastreifen hinkommen könnten und so weiter. Wenn Sie eine Abbildung der Kreuzung zeigen, können Sie viel Zeit sparen.

Zwei weitere Vorteile visueller Hilfsmittel sind weniger bekannt:

•   Sie können Präsentationsnotizen ersetzen.

  Wenn Ihre visuellen Hilfsmittel alle Punkte Ihrer Präsentation abdecken, können sie als Gliederung fungieren. Sie können sich nicht mehr erinnern, was Sie als Nächstes sagen wollten? Folgen Sie einfach Ihren visuellen Hilfsmitteln (darum verwende ich sie so gern.)

•   Sie können dafür sorgen, dass Ihr gesamtes Publikum Ihre Botschaft auf die gleiche Weise empfängt.

  Angenommen, Sie sprechen über Ihre alljährlich stattfindende Kundenkonferenz. Jeder Zuschauer im Publikum hat sein eigenes Bild der Konferenz im Kopf. Wenn Sie ein Foto der Konferenz zeigen, wird jeder die Konferenz in der gleichen Weise sehen – Ihrer Weise.

Gängige Schaubilder und Diagramme

Werfen Sie einen Blick auf die gängigsten Diagramme und Schaubilder und wie Sie sie einsetzen können:

•   Balkendiagramme: Diese eignen sich gut für den Vergleich von Daten jeder Art: Verkauf von Produkten im Vergleich mit Geräten, Gesamtfehler bei verschiedenen Qualitätsmanagementprogrammen, Reaktionen auf Medikamente bei Kindern und Erwachsenen.
•   Flussdiagramme: Mit diesem Diagrammtyp lassen sich aufeinanderfolgende Schritte gut darstellen, beispielsweise wie aus Rohmaterial Produkte werden oder die Weisungslinie in einem Unternehmen.
•   Liniendiagramme: Sie eignen sich gut, um Veränderungen über einen bestimmten Zeitraum darzustellen. Beliebige Trenddaten funktionieren hier gut: Aktienkurse, Wahlmuster von Aktionären, Produktivitätssteigerungen und solche Dinge.
•   Organisationsdiagramme: Wer berichtet an wen? Was ist die genaue Beziehung zwischen der Telekommunikationsabteilung und der Informationsdienstabteilung? Ist das europäische Unternehmen eine unabhängige Einheit oder Teil des Hauptunternehmens? Derartige Fragen lassen sich gut mit einem Organisationsdiagramm beantworten (siehe Abbildung 7.1).

  Organisationsdiagramm für die
  Lachen GmbH

  Abbildung 7.1: Ein Organisationsdiagramm verdeutlicht Beziehungen innerhalb eines Unternehmens.

  
•   Kuchendiagramme: Kuchen eignen sich gut, um prozentuale Anteile in Beziehung zueinander darzustellen. (Die Region West hat 80 Prozent des Umsatzes erzielt, die Region Ost zehn Prozent, die Region Süd sieben Prozent und die Region Nord drei Prozent.)
•   Tabellen mit Zahlenmaterial: Das ist das grundlegende Layout. Es ist eher langweilig, aber manchmal sind die Zahlen so dramatisch, dass das Darstellungsformat vollkommen gleichgültig ist. (»Wie Sie aus den Zahlen in Spalte 3 sehen können, wird die Hälfte von Ihnen nächste Woche entlassen.«)

Tipps und Tricks für den Einsatz von Diagrammen und Schaubildern

Hier sind einige Hinweise, die Sie im Hinterkopf behalten sollten, wenn Sie ein Diagramm oder Schaubild verwenden:

•   Begrenzen Sie die Datenmenge.Je mehr Informationen Sie in ein Diagramm packen, umso schwieriger ist es zu verstehen. Wenn Sie viele Zahlen haben, die Sie grafisch darstellen möchten, überdenken Sie das Diagramm noch einmal. Vielleicht können Sie Ihre Daten auf mehrere Diagramme aufteilen.
•   Achten Sie auf die korrekte Größe der Kuchenstücke. Das Publikum wird verwirrt sein, wenn ein Kuchenstück, das mit »10 Prozent« beschriftet ist, wie ein Viertel des Kuchens aussieht. Stellen Sie sicher, dass die Größe der Kuchenstücke den jeweiligen Zahlen entspricht.
•   Stellen Sie absolut sicher, dass Ihre Zahlen korrekt sind. Überprüfen Sie Ihre Zahlen. Prüfen Sie sie noch einmal. Und überprüfen Sie sie noch ein weiteres Mal. Die Genauigkeit Ihrer Zahlen wirkt sich auf Ihre Glaubwürdigkeit aus. Wenn eine Zahl nicht korrekt ist, kann Ihre gesamte Präsentation zunichte gemacht werden.
•   Vermeiden Sie dreidimensionale Balken.Erstellen Sie keine Diagramme mit dreidimensionalen Balken. Niemand kann genau erkennen, wo sie aufhören, und deshalb weiß niemand, welche Zahlen sie repräsentieren sollen.
•   Peppen Sie Ihre Diagramme auf.Verwenden Sie Grafiken, um Ihre Diagramme und Schaubilder ein wenig aufzupeppen. Wenn Sie Trends für Preise im Großhandelsgeschäft mit Gummihühnern zeigen, fügen Sie Bilder von Gummihühnern in das Diagramm ein (siehe Abbildung 7.2).

  Abbildung 7.2: Ein famos aussehendes Liniendiagramm mit Gummihühnern

  

Sie dürfen nicht zu viel zeigen wollen

Wenn Sie in Ihrer Präsentation viele Bilder zeigen wollen, gebe ich Ihnen einen Rat: Lassen Sie die Bilder nicht zu schnell durchlaufen. Wenn Sie alle zwei Sekunden eine neue Abbildung zeigen, ist das zu schnell. Sie müssen sie lange genug zeigen, damit das menschliche Auge sie wahrnehmen kann.

Als Faustregel können Sie sich einprägen: Rechnen Sie mit mindestens 20 Sekunden, damit Ihr Publikum die Abbildung ansehen und verdauen kann. Versuchen Sie bloß nicht zu viele zu zeigen.

Wie Sie mit einem Beamer arbeiten

Tolle, perfekt designte PowerPoint-Folien bringen nicht viel, wenn Sie nicht wissen, wie Sie sie zeigen können. In den folgenden Abschnitten finden Sie einige Vorschläge, mit deren Hilfe Sie sicherstellen, dass Ihre Folienvorstellung genauso toll ist wie Ihre Folieninhalte.

Wo Sie stehen sollten

Es macht einen deutlichen Unterschied, wo Sie stehen, wenn Sie einen Beamer benutzen. Sie sollten an der Leinwand und nicht am Projektor oder anderswo im Raum stehen.

Zu Ihren PowerPoint-Folien reden

Es wird allgemein empfohlen, dass Sie nicht zu Ihren PowerPoint-Folien reden sollten. Denn dabei wenden Sie Ihrem Publikum den Rücken zu, unterbrechen den Augenkontakt und machen es dem Publikum schwer, Sie zu verstehen, wenn Sie kein Mikrofon haben. Wissen Sie was? Ich glaube, dass das alles nicht ganz so dramatisch ist. Andererseits sollten Sie es nicht zur Gewohnheit werden lassen, zu Ihren visuellen Hilfsmitteln zu reden.

Wann Sie ein Flipchart benutzen können

Ein Flipchart ist ein hervorragendes visuelles Hilfsmittel für Präsentationen, bei denen viel Wert auf Publikumsbeteiligung gelegt wird. Schulungen sind ein perfektes Beispiel. Sie können die Antworten des Publikums auf Fragen und Übungen auf das Flipchart schreiben und die Papiere dann zur späteren Ansicht an die Wand kleben. Das Flipchart ist auch nützlich für Präsentationen, in denen detaillierte Informationen dargestellt und erklärt werden – wie beispielsweise bei einer Verkaufspräsentation. Der Redner kann Diagramme zeichnen und Zahlen aufschreiben, um die Verkaufsstrategien zu verdeutlichen.

Wann Sie die Finger von Flipcharts lassen sollten

Flipcharts sind nicht effektiv, wenn Ihr Publikum mehr als 50 Zuschauer umfasst. Die Leute, die hinten sitzen, können nicht erkennen, was Sie auf das Flipchart schreiben. Und wenn Sie nicht deutlich schreiben, können auch die Leute in der ersten Reihe nichts erkennen.

Typische Flipchart-Fehler vermeiden

Werfen Sie einen Blick auf einige typische Flipchart-Fehler, die Sie vermeiden sollten:

•   Zu viel schreiben:Ich habe schon Flipcharts gesehen, die von oben bis unten vollgeschrieben waren. Das sieht aus wie eine Höhlenwand, die mit Hieroglyphen übersät ist – und liest sich auch so. Tun Sie dem Publikum einen Gefallen: Lassen Sie etwas Platz.
•   Das ganze Blatt vollschreiben:Beschränken Sie sich auf die oberen zwei Drittel.
•   Winzige Schrift:Vielleicht kann ein Teil Ihres Publikums das unterste Bild bei einem Sehtest erkennen, aber es ist nicht Ihre Aufgabe, das zu testen. Schreiben Sie groß genug, damit Ihr Text auch von den Zuschauern in den hinteren Reihen problemlos gelesen werden kann. Und denken Sie an einen großzügigen Zeilenabstand.
•   Dünne Schrift.Wenn die Schrift zu dünn ist, kann man sie auch trotz großer Buchstaben schlecht lesen. Malen Sie also keine Buchstaben, die wie Strichmännchen aussehen. Schreiben Sie mit einem dicken Stift, damit die Zuschauer im hinteren Teil des Raumes auch etwas lesen können.
•   Farben, die schwer zu erkennen sind: Halten Sie Ihren Drang unter Kontrolle, künstlerisch kreativ werden zu wollen. Verwenden Sie für Ihre Notizen keinen roten, gelben, pinken oder orangenen Stift. Wenn Ihr Publikum sehen soll, was Sie schreiben, halten Sie sich an den schwarzen oder den blauen Stift. Diese beiden Farben können auch aus den hinteren Sitzeihen gut erkannt werden.
•   Zu viele Farben:Es ist schön, einen Regenbogen am Himmel anzusehen, aber auf einem Flipchart hat er nichts zu suchen. Sie können ein paar verschiedene Farben verwenden, um Punkte zu markieren oder etwas besonders Wichtiges hervorzuheben. Aber wenn Sie zu viele Farben benutzen, verlieren sie ihre Wirkung und lenken ab.

Tipps und Tricks für den Einsatz von Flipcharts

Möchten Sie Ihr Flipchart in ein beeindruckendes Präsentationswerkzeug verwandeln? Hier einige Tipps und Tricks, die den Meister vom Dilettanten unterscheiden:

•   Verwenden Sie kariertes Flipchart-Papier. Jedes Blatt sollte wie Millimeterpapier aussehen. Der Vorteil ist, dass Sie die Karos als Orientierungshilfe beim Schreiben benutzen können. So wissen Sie, dass Ihre Schrift groß genug ist, sodass jeder im Publikum sie erkennen kann. Die Karos helfen außerdem, die Abstände zwischen Ihren Notizen gleich zu halten.

  Und mal ganz nebenbei bemerkt: Vergessen Sie nicht, Ersatzmarker mitzubringen, falls einem Stift die Tinte ausgeht.

•   Korrigieren Sie Fehler mit Tipp-Ex.Korrigieren Sie Fehler, die Ihnen bei der Vorbereitung der Flipcharts unterlaufen, mit etwas Tipp-Ex. Niemand im Publikum wird das sehen. (Es sei denn, Sie reden vor Superman.)
•   Schreiben Sie geheime Notizen auf die Flipchart-Blätter. Haben Sie Angst, dass Sie während Ihres Vortrags vergessen könnten, einige wichtige Punkte anzusprechen? Benutzen Sie Ihre Flipchart-Blätter als Spickzettel. Schreiben Sie ein paar Schlagwörter oder auch Sätze dünn mit Bleistift an den Rand des entsprechenden Blatts. Das wird niemandem im Publikum auffallen.
•   Zeichnen Sie Malvorlagen aus einem Malbuch ab.Eine einfache Zeichnung kann Ihre Flipchart-Notizen viel interessanter machen. Sie können nicht zeichnen? Malbücher für Kinder sind eine großartige Quelle für einfache Linienzeichnungen, die jeder abmalen kann.
•   Verwenden Sie menschliche Gestalten.Zeichnen Sie Bilder auf Ihr Flipchart? Zeichnen Sie möglichst menschliche Figuren, denn Menschen reagieren auf Menschen. (Wir sind eine narzisstische Spezies.)
•   Lassen Sie zwischen jedem beschriebenen Blatt jeweils zwei Blätter frei. Wenn Sie Ihr Flipchart im Voraus für die Präsentation vorbereiten, beschreiben Sie nicht jedes Blatt. Warum? Das Papier ist so dünn, dass Ihr Publikum durch das Papier auf das nächste oder sogar übernächste Blatt sehen kann. Lassen Sie deshalb jeweils zwei Blätter frei, dann sind Sie auf der sicheren Seite.

  Wenn Sie zum nächsten Punkt übergehen, für den Sie kein Flipchart-Blatt vorbereitet haben, können Sie zum ersten leeren Blatt umblättern, sodass Ihr Publikum nicht von den bereits abgehandelten Informationen abgelenkt wird.

•   Behalten Sie Ihre Flipchart-Blätter.Sie haben eine Menge Arbeit in die Vorbereitung Ihrer Flipchart-Blätter gesteckt. Benutzen Sie sie also noch einmal. Wenn Sie die Blätter vom Flipchart abgerissen haben, macht das nichts. Sie können sie bei der nächsten Präsentation an die Wand kleben. Heben Sie auch die Flipchart-Blätter auf, die Sie nicht im Voraus vorbereitet haben – also die, die Sie während Ihres Vortrags beschrieben haben. Sie können eine sehr wertvolle Informationsquelle für die Verbesserung Ihrer Präsentation sein. Nehmen Sie sie mit nach Hause und analysieren Sie die Blätter.
•   Bringen Sie eine Rolle weißes Abdeckband mit.Das ist für verschiedene Zwecke praktisch: um Kabel am Boden zu befestigen, damit niemand darüber stolpert, oder um Flipchart-Blätter an die Wand zu kleben.

Wann sind Handouts hilfreich?

Handouts sind die Unterlagen zu Ihrer Präsentation, die Sie Ihrem Publikum zur Information aushändigen. Wenn Sie Handouts verteilen wollen, sorgen Sie dafür, dass sie gut aussehen. Das ist nicht schwer. Desktop-Publishing-Programme bieten jede Menge Optionen für das Aufpeppen von Handouts und sorgen dafür, dass sie professionell wirken.

Die richtigen Informationen einfügen

Benutzen Sie Grafiken oder Bilder für Ihre Präsentation? Ihr Publikum würde sich wahrscheinlich über Kopien von diesen auf Papier freuen. Fügen Sie einige in die Handouts ein. (Wenn Sie das nicht tun, werden Sie hundertprozentig darum gebeten.) Und wenn Sie gerade dabei sind, fügen Sie auch ein paar Präsentationsnotizen und Gliederungen ein. Sie helfen Ihrem Publikum, mehr aus Ihrer Präsentation herauszuholen.

Es gibt noch mehr Dinge, die sich Zuhörer auf Handouts gern gefallen lassen:

•   Nachdrucke relevanter Artikel: Von Ihnen oder anderen Personen. (Achten Sie darauf, die erforderlichen Genehmigungen einzuholen.)
•   Checklisten: Leute lieben Checklisten.
•   Präsentationsplan: Wenn Sie Ihre Handouts vor Beginn Ihres Vortrags verteilen, kann Ihr Publikum ihm leichter folgen.
•   Kontaktdaten: Ihr Publikum möchte Sie kontaktieren können. Vergessen Sie also nicht, Ihre Telefonnummer, Adresse oder E-Mail-Adresse in Ihren Handouts anzugeben.

Der richtige Zeitpunkt zum Verteilen der Handouts

Der richtige Zeitpunkt für das Verteilen Ihrer Handouts hängt von ihrer Funktion ab. Wenn die Handouts Ihre Aussagen zusammenfassen und ergänzende Informationen bieten, verteilen Sie sie nach Ihrer Präsentation. Aber wenn Ihre Handouts Aufgaben beinhalten, die eine Teilnahme des Publikums erfordern, oder andere Materialien, auf die Sie sich während Ihres Vortrags beziehen, händigen Sie sie vor Ihrer Präsentation aus.