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1 Präsentieren – was heißt das?

In diesem Kapitel

So bereiten Sie Ihre Präsentation vor
Ihr Publikum mit einer überzeugenden Vorstellung beeindrucken

Sie müssen also eine Präsentation oder einen Vortrag halten. Das ist der Grund, warum die meisten Leute dieses Buch zur Hand nehmen. Sie haben eine kluge Entscheidung getroffen. Egal, ob Sie Ihre erste oder Ihre fünfhundertste Präsentation halten müssen, dieses Buch kann Ihnen helfen, überzeugende, anschauliche und mitreißende Präsentationen zu halten.

Dieses Kapitel soll Ihnen bewusst machen, was es bedeutet, eine Präsentation zu ordnen, zu gestalten und auszuschmücken. Mit welchen Elementen können Sie für den Erfolg Ihrer Präsentation sorgen? Und wie können Sie sich optimal vorbereiten? Antworten auf diese Fragen finden Sie auf den nächsten Seiten!

Vorüberlegungen

Wenn feststeht, dass Sie eine Präsentation halten werden, ist dies der Beginn eines Prozesses, in dessen Verlauf Sie viele Entscheidungen treffen müssen. Zunächst müssen Sie entscheiden, worüber Sie reden werden, denn selbst wenn Ihnen ein Thema zugewiesen wird, haben Sie noch Spielraum, es nach Ihren eigenen Vorstellungen zu formen.

Angenommen, Sie werden gebeten, über Trends in der Wirtschaft zu sprechen. Sie können dann einen breiten Überblick geben oder über zwei oder drei bestimmte Trends reden oder Sie können etwas dazwischen präsentieren.

Was Sie im Endeffekt tun, hängt davon ab, worüber Sie gern reden möchten und was Sie über das Publikum wissen, vor dem Sie Ihre Präsentation halten. Tatsächlich ist es eine Ihrer Hauptrechercheaufgaben, etwas über Ihr Publikum in Erfahrung zu bringen. Sie müssen darüber so viel wie möglich wissen – selbst wenn es sich nur um Ihre Kollegen aus dem Büro handelt.

Lernen Sie Ihr Publikum kennen!

Welche Einstellung hat Ihr Publikum Ihnen und Ihrem Thema gegenüber? Welche Werte und Überzeugungen hat Ihr Publikum? All diese Faktoren spielen beim Aufbau Ihrer Präsentation eine Rolle. Sie wirken sich darauf aus, welche Informationen Sie in Ihre Präsentation aufnehmen, welchen Schwierigkeitsgrad sie haben kann und wie Sie Ihr Thema als Ganzes angehen.

Recherche

Informationen über Ihr Publikum zu erhalten, ist nur der Anfang Ihrer Recherche. Wenn Sie das abgeschlossen haben, müssen Sie Fakten und Daten sammeln, die Sie in Ihre Präsentation aufnehmen können.

Sie können andere Leute dazu bringen, dies für Sie zu tun – und das völlig kostenlos. Bibliothekare, öffentliche Informationsstellen der Regierung, Archivare in Unternehmen – all diese Personen werden dafür bezahlt, Ihre Fragen zu beantworten. Diese Personen sind eine tolle und oft vergessene Informationsquelle für Ihre Recherchen beim Aufbau von Geschäftspräsentationen.

Natürlich muss ich auch das Internet erwähnen. Die Informationsressourcen des Internets sind fast unvorstellbar. Sie können Daten von Regierungsbehörden, Unternehmen und Wohltätigkeitsorganisationen finden – eine wahre Fülle von Fakten und Zahlen zu jedem Thema, über das Sie reden wollen.

Fundgrube Internet

Aber das Internet hat weit mehr zu bieten als nur trockene Fakten. Es ist eine Fundgrube für Zitate, Geschichten und kleine Witze, mit deren Hilfe Sie Ihre Präsentationen unvergesslich und einzigartig machen – wenn Sie die nötige Erlaubnis bekommen, das Material zu nutzen.

Die Recherche ist jedoch nur der Anfang des Prozesses, an dessen Ende Sie vor einem Publikum stehen und Ihre Weisheiten präsentieren. Macht Ihnen dieser Gedanke Angst? Keine Sorge. Sie sind nicht allein. Zahlreiche Studien haben ergeben, dass viele Leute mehr Angst davor haben, eine Präsentation zu halten, als vor einer Vogelspinne. Zum Glück gibt aber es viele, viele Methoden, um diese Angst in den Griff zu bekommen. Außerdem gibt es eine Menge Tricks, mit deren Hilfe Sie wirken, als seien Sie nicht nervös, selbst wenn Sie es sind. Diese und einige weitere Dinge erfahren Sie in Kapitel 2.

Anfang, Ende und das dazwischen

Apropos A bis Z – der Anfang und das Ende Ihrer Präsentation sind die zwei wichtigsten Punkte. Warum? Weil dies die zwei Teile sind, die sich Ihr Publikum am ehesten merkt. Die Einleitung ist besonders wichtig, weil der Anfang Ihres Vortrags der Moment ist, an dem die Menschen im Publikum entscheiden, ob sie Ihnen zuhören möchten oder nicht.

Wie also finden Sie eine Einleitung, die Ihr Publikum in Ihren Bann zieht und es nicht mehr loslässt bis zu Ihrem genialen Schluss?

Sie haben die Wahl. Sie können mit einer beeindruckenden Statistik beginnen und mit einem inspirierenden Zitat enden. Sie können mit einer rhetorischen Frage anfangen und mit einer persönlichen Geschichte schließen. Sie können am Anfang einen Witz erzählen (wenn Sie das können) und am Ende zu einer Aktion aufrufen. Wie gesagt, Sie haben viele Möglichkeiten zur Auswahl. Und all diese finden Sie in Kapitel 6.

Dort erfahren Sie auch, wie Sie Überleitungen verwenden – verbindende Phrasen, die von einem Teil Ihrer Rede zum nächsten überleiten. Diese werden beim Verfassen einer Präsentation oft außer Acht gelassen, obwohl sie sehr wichtig sind. Sie helfen dem Publikum, Ihren Aussagen zu folgen, und können zu einer Erwartungshaltung beitragen, indem sie auf Informationen verweisen, die später in Ihrer Rede folgen.

Ihre Präsentation ausarbeiten

Sie haben Ihre Recherchen abgeschlossen und eine Gliederung erstellt. Das war eine Menge Arbeit. Sie sollten fast fertig sein, oder? Nicht einmal annähernd. Sie müssen die Präsentation immer noch schreiben.

Das ist der Teil, den viele als deprimierend empfinden – festzulegen, was man genau sagen soll, um ein Publikum bei der Stange zu halten. Aber das ist wirklich halb so wild. Wenn Sie erst einmal wissen, welche Argumente Sie bringen (siehe Gliederung), müssen Sie nur noch ein bisschen Fleisch auf die Rippen bringen. (Oder Salatblätter, falls Sie Vegetarier sind.)

Aus dem richtigen Blickwinkel betrachtet, ist das Schreiben sogar eigentlich der Teil, der am meisten Spaß macht. Hier schmücken Sie Ihre Botschaft aus – mit Geschichten, Zitaten und Statistiken, mit allem, was Ihrer Präsentation mehr Wirkung verschafft. Es ist wie ein Puzzle. Wie können Sie die einzelnen Teile Ihrer Rede zusammenstellen, um die größte Wirkung auf Ihr Publikum zu erzielen? Nun, das hängt von verschiedenen Faktoren ab. Welche Wirkung wollen Sie erzielen? Wenn Sie das wissen, können Sie festlegen, welche Art von Material Sie verwenden sollten.

Wenn Sie zu rationalen, mit der linken Gehirnhälfte denkenden Techniktypen sprechen, sollten Sie vielleicht einen logischen Ansatz mit vielen Statistiken und praktischen Beispielen verwenden.

Wenn Ihr Publikum eher kreative, auf die rechte Gehirnhälfte bauende Grafiktypen sind, ist vielleicht ein emotionaler Ansatz besser, mit Geschichten, die ein wenig auf die Tränendrüse drücken. Oder manchmal ist es am besten, beide Ansätze zu mischen – überzeugen Sie Ihr Publikum mit Herz und Verstand. In Kapitel 4 und 5 finden Sie heraus, wie Sie verschiedene Materialien einsetzen können.

Mythen zum Thema Humor

Und wir können nicht von Material reden, ohne ein paar Worte zum Thema Humor zu verlieren. Lassen Sie uns zwei Mythen gleich jetzt aus dem Weg räumen:

Mythos eins:Sie müssen Ihre Präsentation mit einem Witz beginnen.
Quatsch. Wenn Sie keine Witze erzählen können, versuchen Sie es nicht einmal. Sie ersparen sich und Ihrem Publikum eine Menge peinlicher Momente.
Mythos zwei:Sie können keinen Humor einsetzen, wenn Sie keine Witze erzählen können.
Auch Quatsch. Viele einfache humoristische Stilmittel können Sie unabhängig davon einsetzen, ob Sie Witze erzählen können oder nicht. In Kapitel 5 finden Sie hierfür einige Beispiele. Von Anekdoten und Analogien bis hin zu Aufklebern und Comics werden viele einfach zu verwendende Humorarten oft übersehen. Sie eignen sich wahrscheinlich nicht für eine Karriere als Komiker, aber sie bringen Schwung in Ihre Präsentation.

Ihre Präsentation gestalten

Sie haben Bedenken, dass Ihre Worte nicht genug sind, um einen tiefen Eindruck zu hinterlassen? Sie wollen raffinierte visuelle Hilfsmittel, richtig? Ein Bild sagt mehr als tausend Worte und so weiter. Ich höre Sie. Und ich habe auch für Sie etwas.

Mit den richtigen Hilfsmitteln wird Ihre Präsentation zu einem wahren Augenschmaus und Sie bringen Ihre Präsentationen auf ein ganz neues Niveau.

Allerdings ist das ein sehr komplizierter Bereich, in dem Redner viele Fehler machen. Sie verwenden visuelle Hilfsmittel, die zusammengewürfelt, ablenkend und unlesbar sind – und das ist nur der Anfang. Deshalb werden Ihre Präsentationen allein schon dadurch auffallen, dass Sie derartige Fehler vermeiden.

Ich zeige Ihnen, was Sie nicht tun sollten – egal, ob Sie Flipcharts, PowerPoint oder was auch immer verwenden. Ich gebe Ihnen außerdem Tipps, wie Sie Ihre visuellen Hilfsmittel wirkungsvoller einsetzen. Ich liefere Ihnen jede Menge dieser tollen, praktischen Tipps bei meiner Darstellung über visuelle Hilfsmittel von A bis Z. Werfen Sie einen Blick in Kapitel 7.

In Freud und Leid ist PowerPoint ein Synonym für Geschäftspräsentationen in aller Welt geworden. Sie können nirgendwohin gehen, ohne eine PowerPoint-Präsentation zu sehen. Deshalb sollten Sie besser wissen, wie Sie das Programm nutzen – und zwar richtig.

Wir haben alle schon PowerPoint-Präsentationen mit irren Folien gesehen. Der Text ist nicht lesbar. Die Farben sind hässlich. Und es gibt mehr Aufzählungszeichen als auf die Folie passen. Diese Folien halten sich wahrscheinlich an die Vorgaben irgendeiner Designtheorie – allerdings stammt diese nicht von dieser Welt.

Zum Glück habe ich einfache Regeln, die diese Fehler verhindern: Verwenden Sie nicht mehr als sechs Aufzählungszeichen auf einer Folie. Verwenden Sie weder komplette Groß- noch komplette Kleinschreibung. Verwenden Sie nicht mehrere Schriftarten. Verwenden Sie nicht zu viele Farben. Meine Regeln lernen Sie in Kapitel 8 und 9 näher kennen.

PowerPoint ist mit integrierten Designvorlagen ausgestattet, die eine Menge Ausprobiererei bei der Erstellung ansprechender Folien vermeiden. Wenn Sie eine Vorlage auswählen und dabei bleiben, können Sie eine gut aussehende Präsentation erstellen. Sie können außerdem eigene Vorlagen kreieren. In jedem Fall sorgt die Verwendung einer Vorlage dafür, dass Ihre Folien ein einheitliches Aussehen erhalten.

PowerPoint kann noch viel mehr

Es ist vollgepackt mit richtig tollen Funktionen, die Ihre Rede aufpeppen und Ihr Publikum in Erstaunen versetzen. Sie möchten Ihren Text über den Bildschirm fliegen lassen? Oder per Videoclip eine Demovorführung Ihres Produkts in Aktion zeigen? Oder Ihre Präsentation mit Soundeffekten lebendig machen? All das und vieles mehr können Sie mit PowerPoint tun.